E-računi prek vaše e-banke

Ključ do enostavnega izdajanja, prejemanja in arhiviranja e-računov že imate. Zato ne vlagajte v nove in nestandardne poti. Zakaj in kako do e-računov prek vaše e-banke je razloženo v nadaljevanju.

I. KAKO DELUJE IZMENJAVA E-RAČUNOV

Halcomova rešitev za distribucijo e-računov uporablja varne in zanesljive e-bančne poti. Pri izmenjavi elektronskih računov sodelujejo izdajatelji e-računov, prejemniki e-računov in banke.     Več …

Izdajatelj v svojem zalednem sistemu (ERP) pripravi račun v elektronski obliki in ga uvozi v svojo elektronsko banko. Iz elektronske banke ga nato tako kot plačilne naloge, po poteh elektronske banke, pošlje v svojo banko.

Banka izdajatelja prejme e-račun in ga nato na osnovi transakcijskega računa prejemnika, ki služi kot njegov naslov, po poteh elektronske banke pošlje na ustrezno banko prejemnika. Tako ni nujno, da imata izdajatelj in prejemnik transakcijske račune odprte pri isti banki. Banka lahko na osnovi poslovnega dogovora z izdajateljem in arhivarjem izdane e-račune posreduje tudi v elektronski arhiv. Izdajatelj lahko poslovni dogovor z arhivarjem sklene kar prek obstoječe e-banke. Banka prejemnika prejme e-račun in ga nato na osnovi transakcijskega računa prejemnika pošlje v e-banko prejemnika. Tudi prejemnik lahko z arhivarjem preko elektronske banke sklene poslovni dogovor o elektronskem arhiviranju prejetih e-računov. Tako banka hkrati s pošiljanjem e-računa prejemniku, račun posreduje tudi v e-arhiv.

Prejemnik prejme e-račun v svojo e-banko. V primeru, da so prejemniki pravne osebe, lahko prejete e-račune izvozijo v svoj zaledni sistem (ERP) v nadaljnjo računovodsko obdelavo. Sicer pa lahko prejemniki v e-banki na osnovi prejetega e-računa z enim klikom kreirajo pripadajoč plačilni nalog. Plačilni nalog se nato po isti poti vrne do izdajatelja e-računa, ki skupaj s prilivom dobi tudi pravilne pripadajoče podatke o plačilu (sklic).

Halcom bankam nudi celovito tehnično podlago za izmenjavo e-računov po poteh elektronskega bančništva, ki je skladna s trenutno veljavnimi zakonskimi zahtevami. Izdajateljem in prejemnikom nudi tudi tehnično pomoč.

II. KLJUČNE PREDNOSTI IZMENJAVE E-RAČUNOV

Uporaba obstoječih e-bančnih poti za pošiljanje in prejemanje e-računov ima številne prednosti tako za pošiljatelja kot tudi prejemnika in jih lahko najdemo v vseh fazah izdaje in prejema e-računa.     Več …

Uporaba obstoječe programske opreme in infrastrukture
E-banka je kot standardna in zanesljiva povezava med bankami in podjetji tudi odlična infrastruktura za pošiljanje in prejemanje e-računov. Z uporabo obstoječe tehnologije, se podjetja izognejo visokim stroškom z investicijo v novo infrastrukturo in učenje zaposlenih, saj ti programsko opremo že poznajo in jo dnevno uporabljajo. Sistem omogoča pošiljanje e-računov ne glede na to, pri kateri banki imajo izdajatelji in prejemniki odprt bančni račun, in ne glede na standard e-računov.

Enostavna vzpostavitev varnega dolgoročnega hranjenja e-računov
Tako kot to velja za običajne račune, morajo biti po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) tudi e-računi ustrezno hranjeni. Tako izdajatelj kot tudi prejemnik bosta lahko zakonsko skladno arhiviranje e-računov naročila kar prek e-banke. Ker so e-računi, izdani prek e-bančnega sistema, že digitalno podpisani, jih sistem opremi le še z digitalnim časovnim žigom. Z izbiro priročnega arhiva se izdajatelj in prejemnik otreseta skrbi, kje in kako dolgoročno hraniti e-račune.

Nič več ročnega vnosa v sistem
Prejemnikom podatkov o e-računih ni potrebno ročno pretipkavati v svoj informacijski sistem, kar pomeni prihranek časa in minimalna možnost napak. Večina prejemnikov s sodobnim informacijskim sistemom (SAP, Navision, Pantheon ipd.) ima tega namreč že povezanega z elektronsko banko, zato je vzpostavitev izvoza podatkov iz e-računa v informacijski sistem enostavna.

Priprava plačilnega naloga z enim klikom
Račun je predhodnik plačila in mora vsebovati vse podatke za pripravo plačilnega naloga. Zato lahko prejemnik z enim klikom pripravi plačilni nalog kar iz samega e-računa. S tem se izogne zamudnemu in nezanesljivemu ročnemu vnosu podatkov v plačilni nalog, kakršen je denimo sklic. To velja tako za poslovne uporabnike kot tudi posameznike, ki bodo račune za (mesečne) obveznosti prejemali v svojo e-banko.

Enostavno usklajevanje (zapiranje) izdanih računov s plačili
Ker prejemnik pripravi plačilni nalog kar iz podatkov, ki jih dobi od izdajatelja v e-računu, so ti podatki v plačilnem nalogu natanko taki, kot jih je zapisal izdajatelj računa. Izdajatelj računa zato ob prilivu prejme tudi pravilne povratne podatke (sklic) o plačilu in lahko zato enostavno uskladi plačilo z izdanim računom.

III. KAJ PODJETJE POTREBUJE ZA IZDAJANJE E-RAČUNOV

5 korakov do izdajanja e-računov.     Več …

1. Odprt transakcijski račun pri eni izmed bank, ki omogoča izmenjavo e-računov po e-bančnih poteh
Banka za posredovanje e-računov potrebuje transakcijsko številko računa izdajatelja. Ali vaša banka omogoča izmenjavo računov po e-bančnih poteh se lahko pozanimate pri banki, s katero bi želeli sodelovati.

2. Elektronsko banko in pametno kartico s kvalificiranim digitalnim potrdilom
Za potrebe posredovanja e-računov izdajatelj potrebuje elektronsko banko Hal E-Bank, in sicer vsaj verzijo 14.1 ali višjo. Najnovejšo verzijo lahko dobite na svoji banki ali pa se obrnete na Halcomov oddelek za pomoč uporabnikom (helpdesk@halcom.si,               01/200 33 69       ), kjer boste dobili informacije o najnovejši verziji, ki je na voljo za vašo banko.
Če uporabljate katero izmed drugih elektronskih bank, ki ni Halcomova rešitev, se o možnostih posredovanja e-računov pozanimajte pri vaši banki.

3. Dogovor z banko
Izdajatelj pri banki, ponudnici storitve distribucije e-računov, izpolni ustrezno naročilo, se dogovori za poslovne pogoje in se seznani s splošnimi pogoji za uporabo storitev. Več o pravni ureditvi e-računov v Sloveniji lahko preberete na spletnih straneh podjetja Replika, računovodski servis.

4. Dogovor s prejemniki e-računov
V skladu s 84. členom ZDDV mora prejemnik soglašati, da želi prejemati račune v elektronski obliki. Izdajatelj zato od prejemnika pridobi soglasje oziroma prijavo na prejemanje računov v elektronski obliki. Izdajatelj lahko v ta namen pripravi ustrezen obrazec, spletni portal ali pa ponudi katero drugo rešitev, s katero omogoči potencialnemu prejemniku pošiljanje prijave.

5. Priprava računov v ustrezni elektronski obliki
Izdajatelj podatke o svojih računov pripravi v ustrezni elektronski obliki. Kako in v katerih oblikah lahko pripravite e-račun, je predstavljeno v Tehnični dokumentaciji.

IV. KAJ POTREBUJEMO ZA PREJEMANJE E-RAČUNOV

5 korakov do prejemanja e-računov.     Več …

1. Odprt transakcijski račun pri eni izmed bank, ki omogoča izmenjavo e-računov po e-bančnih poteh
Banka za usmerjanje e-računov potrebuje transakcijsko številko računa prejemnika. Ali vaša banka omogoča izmenjavo računov po e-bančnih poteh, se lahko pozanimate pri banki, s katero bi želeli sodelovati.

2. Elektronsko banko in pametno kartico s kvalificiranim digitalnim potrdilom
Za potrebe prejemanje e-računov prejemnik potrebuje elektronsko banko Hal E-Bank, in sicer vsaj verzijo 14.1 ali višjo. Najnovejšo verzijo lahko dobite na svoji banki, ali pa se obrnete na Halcomov oddelek za pomoč uporabnikom (helpdesk@halcom.si,               01/200 33 69       ), kjer boste dobili informacije o najnovejši verziji, ki je na voljo za vašo banko.
Če uporabljate katero izmed drugih elektronskih bank, ki ni Halcomova rešitev, se o možnostih posredovanja e-računov pozanimajte pri vaši banki.

3. Dogovor z banko
Prejemnik pri banki, ponudnici storitve e-računov, izpolni ustrezno naročilo, se dogovori za poslovne pogoje in se seznani s splošnimi pogoji za uporabo storitev.

4. Soglasje z izdajatelji e-računov
V skladu s 84. členom ZDDV mora prejemnik s prijavo pri izdajatelju soglašati, da želi prejemati račune v elektronski obliki. Več o pravni ureditvi e-računov v Sloveniji lahko preberete na spletnih straneh podjetja Replika, računovodstvo.

5. Ali lahko e-račune prejemajo tudi fizične osebe?
Nekatere banke že omogočajo prejemanje e-računov tudi fizičnim osebam. Več informacij lahko dobite pri vaši banki.