Navodila za pridobitev izpisa iz registrskih organov : Halcom SI

Navodila za pridobitev izpisa iz registrskih organov

AA-00309

Za naročilo kvalificiranega digitalnega potrdila na pametni kartici ali ključu USB za pravne osebe je potrebno izpolniti dokumentacijo, ki je sestavljena iz Krovne naročinice, Zahtevka za pridobitev digitalnega potrdila in pa izpisa iz ustreznega registra. V kolikor sodni / poslovni register Slovenije (Ajpes) ni vaš registerski organ, si lahko preberete na kakšen način izpis lahko pridobite. Izpis ne sme biti starejši od 60 dni.

DRUŠTVA, KLUBI
Potrdilo iz upravne enote oz. izpostave pri kateri je društvo/klub registrirano, da je društvo vpisano v register društev

ODVETNIKI
Odvetniška zbornica Slovenije izda odvetniku na njegovo zahtevo potrdilo o vpisu v Imenik odvetnikov

NOTARJI
Notarska zbornica Slovnije izda notarju na njegovo zahtevo potrdilo o vpisu v Imenik notarjev.

ZDRAVNIKI
Zdravniška zbornica Slovenije izda zdravniku na njegovo zahtevo potrdilo o vpisu v register zdravnikov.

DETEKTIVI
Potrdilo detektivske zbornice Republike Slovenije o vpisu v register detektivov.

SAMOSTOJNI NOVINAR
Izpis iz razvida samostojnih novinarjev, ki ga izda Ministrstvo za kulturo.

ZASEBNI RAZISKOVALEC
Izpis iz registra zasebnih raziskovalcev, ki ga izda Javna agencija za raziskovalno dejavnost.

IZVRŠITELJI
Potrdilo Ministrstva za pravosodje o imenovanju izvršitelja

SAMOZAPOSLENI V KULTURI
Izpis iz razvida samozaposlenih v kulturi, ki ga izda Ministrstvo za kulturo.

STATUS KMETA
Za izkazovanje statusa kmeta zadostuje predložitev odločbe o pridobitvi tega statusa, ne glede na datum izdaje te odločbe. V kolikor pa kmet - vlagatelj zahtevka za kvalificirano digitalno potrdilo - odločbe o statusu kmeta ne bi več imel, ga napotimo na pristojno upravno enoto, da pridobi fotokopijo odločbe, ki mu je bila izdana. Upravne enote namreč ne izdajajo posebnih potrdil o izdanih odločbah, saj po zakonu niso dolžne voditi evidence o osebah s statusom kmeta, morajo pa kot v vsakem drugem upravnem postopku omogočiti vpogled v izdano odločbo osebi, na katero se odločba nanaša. Da šteje taka fotokopija odločbe za verodostojno, pa mora biti overjena, kot to velja za druge listine. Tako je najbolje, da se osebe napoti na overitev kar na tisti upravni enoti, pri kateri zahtevajo vpogled v izdano odločbo.

DOPOLNILNA DEJAVNOST NA KMETIJI
Kot dokazilo za opravljanje dopolnilne dejavnosti na kmetiji naj vlagatelj zahtevka za digitalno potrdilo predloži dovoljenje za opravljanje te dejavnosti, ki mu ga izda upravna enota, ali pa izpis iz evidence dopolnilnih dejavnosti na kmetiji, ki jo vodi Ministrstvo za kmetijstvo. Dovoljenje za opravljanje dopolnilne dejavnosti se lahko predloži v originalu, lahko pa se namesto tega predloži tudi potrdilo o izdanem dovoljenju, ki ga izda upravna enota na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku.

ZASEBNI ZDRAVSTVENI DELAVCI
Izpis iz registra zasebnih zdravstvenih delavcev, ki ga izda Ministrstvo za zdravje.

SINDIKAT
- sklep o imenovanju določene osebe za zakonitega zastopnika sindikata
- predložitev statuta sindikata
- potrdilo iz evidence statutov sindikatov, ki ne sme biti starejše od 60 dni
V določenih primerih bo potrebno zahtevati tudi zapisnik seje/ sestanka, na kateri je pristojni organ izbral zastopnika.

ŽUPNIJE
Ažurno potrdilo Urada za verske skupnosti in Dekret o imenovanju župnika, ki ga izda pristojna škofija ali nadškofija. Župnik, ki je pooblaščen za zastopanje župnijskega urada ima tudi pooblastilo, da opravljanje določenih poslov prenese na tretjo osebo. Če je iz pooblastila to razvidno, lahko tudi ta tretja oseba zahteva kvalificirano potrdilo (priložiti mora dekret o imenovanju župnika (narodnega voditelja) in pa svoje pooblastilo za zastopanje.

EVANGELIČANSKA CERKVENA OBČINA
Inšpektor oziroma duhovnik cerkvene občine, ki zahteva kvalificirano potrdilo, mora predložiti potrdilo iz evidence, da je delovanje verske skupnosti bilo prijavljeno Uradu za verske skupnosti ter potrdilo o izvolitvi za župnika oziroma inšpektorja cerkvene občine. Kvalificirano potrdilo lahko zahtevata tudi senior in inšpektor, predložiti morata izpisek iz evidence verskih skupnosti in dokazilo o imenovanju na mesto seniorja oziroma inšpektorja.

ISLAMSKA SKUPNOST V RS
Izpis iz Urada za verske skupnosti in potrdilo o imenovanju muftija islamske skupnosti v RS.

SALEZIJANSKA SKUPNOST
V primeru Salezijanske skupnosti za zastopnika velja inšpektor skupnosti, zato potrdilo nadškofije o imenovanju na to mesto zadostuje za izdajo kvalificiranega digitalnega potrdila.

JEHOVE PRIČE – KRŠČANSKA VERSKA SKUPNOST
Potrdilo iz Urada za verske skupnosti RS in potrdilo/pooblastilo Krščanske verske skupnosti o zastopstvu.

JAVNI ZAVODI – LEKARNIŠKE DEJAVNOSTI
Izpis iz AJPES-a (Poslovnega registra), ki ni starejši od 60 dni.

LEKARNARJI ZASEBNIKI
Izpis iz registra lekarnarjev, ki ga izda Ministrstvo za zdravje.

OBMOČNA OBRTNA ZBORNICA
Izpisek iz Registra OOZ, ki ga izda Obrtna zbornica Slovenije.

SOCIALNA ZBORNICA SLOVENIJE
Veljavni sklep o imenovanju predsednika zbornice, ki ga sprejme skupščina zbornice. Drugih dokazil od zbornice ni treba zahtevati, saj obstoj zbornice izhaja neposredno iz zakonodaje – iz Zakona o socialnem varstvu.

ZDRAVNIŠKA ZBORNICA SLOVENIJE
Ker je Zdravniška zbornica Slovenije ustanovljena neposredno na podlagi zakonodaje – Zakona o zdravstveni dejavnosti in Zakona o zdravniški službi - obstoja in delovanja zbornice ni treba posebej dokazovati. Predložiti mora veljavni sklep o imenovanju predsednika zbornice, ki ga sprejme skupščina zbornice.

LEKARNIŠKA ZBORNICA SLOVENIJE
Lekarniška zbornica je poseben pravni subjekt, katerega obstoj ureja Zakon o lekarniški dejavnosti. Zakon temu subjektu podeljuje tudi pravno sposobnost in status pravne osebe, zato tega statusa vlagatelju ni potrebno posebej dokazovati. Vseeno pa mora dokazovati zastopanje pravne osebe, kar lahko stori na dva načina. En način je pridobitev ažurnega izpiska iz Poslovnega registra (ta ne sme biti starejši od 60 dni), v kolikor pa takšnega izpiska ni mogoče pridobiti, se zastopanje te pravne osebe dokaže na drugačen način, s predložitvijo veljavnega statuta lekarniške zbornice ter konkretnega akta o imenovanju osebe zastopnika.

ZDRUŽENJE GORSKIH VODNIKOV SLOVENIJE
V dokazilo obstoja in načina delovanja mora vlagatelj ob vložitvi zahtevka za izdajo digitalnega potrdila predložiti veljaven statut združenja. Zastopnik Združenja gorskih vodnikov je predsednik združenja, ki dokazuje svojo upravičenost za zastopanje s sklepom o svojem imenovanju, ki ga izda zbor gorskih vodnikov.

ŠTUDENTSKA ORGANIZACIJA SLOVENIJE
Vlogo za izdajo digitalnega potrdila mora vložiti generalni sekretar Študentske organizacije Slovenije kot njen zastopnik. V dokazilo o zastopstvu pa mora generalni sekretar predložiti sklep o svojem imenovanju, ki ga izda pristojen organ – Skupščina Študentske organizacije Slovenije. Sklep o imenovanju je lahko veljaven, ne glede na to, da je bil sprejet pred več kot 60 dnevi. Zastopnik (generalni sekretar) ima namreč dvoletni mandat, ki je razviden tudi iz sklepa o imenovanju.

ŠTUDENSTKA ORGANIZACIJA UNIVERZE
Izpis iz registra organizacijskih oblik Študentske organizacije Slovenije.

SKUPNOST ETAŽNIH LASTNIKOV
Digitalno potrdilo lahko pridobijo le, če ustanovijo formalno skupnost, ki ima tudi lastno pravno subjektiviteto – skupnost lastnikov. Ta se ustanovi z vpisom v Poslovni register. Torej potrebujemo za izdajo digitalnega potrdila izpis iz Ajpesa (Poslovnega registra).

POLITIČNE STRANKE
Izpis iz Ministrstva za notranje zadeve.

POKLICNI ŠPORTNIKI
Izpis ali odločbo iz Ministrstva za šolstvo in šport, ki potrjuje, da je vpisan v razvid zasebnih športnih delavcev in poklicnih športnikov.

AGRARNA SKUPNOST
Izpis iz Upravne enote, kjer je skupnost registrirana, iz katerega je razvidno kdo je zakoniti zastopnik.

MEDNARODNE ORGANIZACIJE
Tudi mednarodna organizacija lahko pridobi digitalno potrdilo pri slovenskem overitelju, vendar je potrebno pri izdaji potrdila upoštevati nekatere posebnosti.

ZEPEP določa, da je pogoj za izdajo digitalnega potrdila osebna identifikacija prosilca oz. bodočega imetnika potrdila, kar običajno opravijo prijavne službe overitelja s pomočjo osebnega dokumenta s sliko. Seveda je možno pridobiti potrdilo tudi brez osebne prisotnosti, vendar je za tak način pridobitve potrebno sodelovanje notarja, ki identifikacijo prijavne službe nadomesti z overitvijo podpisov na zahtevku in na krovni naročilnici.

Zakoniti zastopnik mednarodne organizacije torej krovno naročilnico izpolni v državi svojega prebivališča, pri čemer mora svoj podpis overiti pri notarju ali drugem enakovrednem organu (odvisno od države), ki pri tem opravi tudi identifikacijo osebe zastopnika.

Pri overjanju listin v tujih državah je potrebno zagotoviti, da je notar ali drug organ v tej državi tudi formalno pristojen za opravljanje overitev, saj le v tem primeru takšne listine veljajo v drugih državah. Te listine je potrebno za uporabo v mednarodnem pravnem prometu še dodatno legalizirati. Haaška Konvencija o odpravi potrebe legalizacije tujih javnih listin ta postopek državam podpisnicam konvencije precej olajšuje. Listini overjeni v drugi državi, je potrebno dodati nad-overitev, t.i. apostil, s katero se notarjeva overitev potrdi in zagotovi, da je pravno veljavna tudi v ostalih državah, ki so podpisnice te konvencije. Pri katerem organu se apostil pridobi, je odvisno od posamezne države, vsekakor pa mora biti v vsaki državi podpisnici informacija o tem javno objavljena.

Načeloma je potrebno pred izdajo digitalnega potrdila za pravne osebe od njih pridobiti tudi nekatere druge dokumente, ki izkazujejo status in zastopanje pravne osebe ter morebitne druge podatke, ki so pomembni za poslovanje v Sloveniji.

V primeru mednarodne organizacije, katere status je opredeljen s samim zakonom, s katerim je ratificirana njena ustanovna ali temeljna listina, samega statusa takšne pravne osebe ni potrebno dokazovati s posebno listino ali izpisom, saj je njen status opredeljen z zakonom.

Potrebno pa je pridobiti listino, s katero je zakonitemu zastopniku organizacije, ki je naveden na zahtevku ter na krovni naročilnici, ta sposobnost zastopanja organizacije podeljena. Listina je lahko različnih oblik, v nekaterih primerih je to že sam ustanovni akt ali temeljna listina organizacije, pogosteje pa je to pisni sklep pristojnega organa organizacije, s katerim je bil določenemu posamezniku podeljen takšen status.

Takšen sklep pride v poštev tudi pri zamenjavi ali spremembi zakonitega zastopnika organizacije. K potrebni dokumentaciji spada še fotokopija osebnega dokumenta zastopnika družbe. Vrste osebnih dokumentov in podatki, ki jih vsebujejo, se zopet razlikujejo od države do države. Problemom v zvezi s tem se izognemo, če zastopnik fotokopijo svojega dokumenta overi že pri notarju, ki ga identificira že zato, da lahko overi njegov podpis.

Več informacij lahko najdete na tej povezavi

TUJA DRUŽBA
Tuji gospodarski družbi se lahko omogoči, da vloži vlogo za izdajo digitalnega potrdila, ne da bi bilo za to treba njenemu zastopniku priti v Slovenijo ter tu izpolniti vlogo in se identificirati. Postopek vložitve te vloge je možno opraviti na daljavo, vendar pa je treba upoštevati pri tem nekatere dodatne zahteve.

Zastopnik lahko vlogo za izdajo digitalnega potrdila izpolni v svoji državi, pri čemer pa mora svoj podpis na vlogi overiti pri notarju (oz. drugem pristojnem organu), ki opravi tudi identifikacijo osebe zastopnika z njegovim osebnim dokumentom. To je enak postopek kot velja pri nas, kadar se vloga za izdajo digitalnega potrdila vloži z udeležbo notarja in ne osebno pri eni izmed prijavnih služb overitelja.

Razlika pri mednarodnem pravnem prometu pa je v tem, da je treba poleg overitve dokumenta oziroma podpisa pridobiti še nadoveritev, t.i. apostil (originalno apostille). Ta potrjuje notarjevo overitev in zagotavlja, da je notar upravičen opravljati overitve v posamezni državi.

Postopek mednarodne overitve tuje javne listine opredeljuje haaška Konvencija o odpravi potrebe legalizacije tujih javnih listin in velja za vse države podpisnice konvencije. Pristojni organ za izdajo apostil je določen za vsako državo podpisnico in javno objavljen. Haaška konvencija predpisuje tudi obliko apostila, in sicer zgleda apostil kot poseben pečat z navedbo organa in države, s podpisom in datumom ter stoji poleg overitve, torej na istem dokumentu. Pri redkih državah, ki niso podpisnice te haaške konvencije, pa je postopek mednarodne overitve tuje javne listine daljši in nekoliko bolj zapleten.

Poleg same vloge za izdajo digitalnega potrdila je treba od gospodarske družbe pridobiti še dokumentacijo, ki izkazuje njen status in zastopanje ter morebitne druge podatke, ki so pomembni za poslovanje v Sloveniji. Tu gre predvsem za slovensko davčno številko oziroma identifikacijsko številko za DDV, v kolikor je tuja oseba zavezanec za DDV v Sloveniji.

Da ima tuja gospodarska družba status pravne osebe mora biti - tako kot to velja za slovenske družbe – v svoji državi registrirana pri pristojnem organu, kar dokazuje njen obstoj in delovanje ter njen status oziroma pravno obliko. Vrsta dokumentacije se razlikuje glede na to, za katero državo in za kakšno vrsto gospodarske družbe gre. V zvezi z statusom gospodarskih družb poznajo večinoma tudi druge države sodni register, ki tako kot pri nas izkazuje potrebne osnovne podatke o nazivu, obliki, delovanju in zastopanju družbe.

V večini držav so na standardnem izpisku iz sodnega registra vidni tudi podatki o zastopnikih družbe (ime in drugi osebni podatki, ki omogočajo identifikacijo), tako kot je to pri nas. V kolikor pa iz takega dokumenta zastopanje ne bi bilo razvidno, bi bilo to treba dokazovati z drugimi dokumenti (npr. s statutom kot podlago in s sklepom o imenovanju določene osebe).

Podobno, kot če gre za mednarodno organizacijo tudi pri tuji družbi ni potrebno, da je dokumentacija prevedena v uradni – slovenski jezik, a le če je v jeziku, ki ga overitelj razume.

K potrebni dokumentaciji spada še fotokopija osebnega dokumenta zastopnika družbe. Vrste osebnih dokumentov in podatki, ki jih vsebujejo, se spet razlikujejo od države do države. Problemom v zvezi s tem se izognemo, če zastopnik fotokopijo svojega dokumenta overi kar pri notarju, ki ga identificira že zato, da lahko overi njegov podpis. Za identifikacijo pa notar potrebuje osebni dokument.

Tako kot za naše subjekte velja tudi za tuje, da mora biti njihova dokumentacija aktualna (ustrezni datum) in uradno izdana oziroma overjena (npr. izpisek iz sodnega registra), tuje javne listine pa morajo biti poleg tega še opremljene z apostilom, kot smo že omenili. Apostil je potreben povsod, kjer je overitev tujega notarja, torej na vsakem overjenem dokumentu.

Več informacij lahko najdete na tej povezavi.

 

Powered by PROGMBH