Zakaj E-računi?

Referenčna št. AA-00285 0.15 Ocena / 159 Glasov

Elektronske račune lahko izdajate, prejemate in arhivirate z uporabo obstoječe elektronske banke. Uporaba obstoječih e-bančnih poti za pošiljanje in prejemanje e-računov ima številne prednosti tako za pošiljatelja kot prejemnika. Med ključnimi prednostmi so:


• Uporaba obstoječe programske opreme in infrastrukture
E-banka je kot standardna in zanesljiva povezava med bankami in podjetji tudi odlična infrastruktura za pošiljanje in prejemanje e-računov. Z uporabo obstoječe tehnologije, se podjetja izognejo visokim stroškom investicije v novo infrastrukturo in učenja zaposlenih, saj ti programsko opremo že poznajo in jo dnevno uporabljajo. Sistem omogoča pošiljanje e-računov, ne glede na to pri kateri banki imajo izdajatelji in prejemniki odprt bančni račun in ne glede na standard e-računov.


• Enostavna vzpostavitev varnega dolgoročnega hranjenja e-računov
Tako kot to velja za običajne račune, morajo biti po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) tudi e-računi ustrezno hranjeni v arhivu. Tako izdajatelj kot tudi prejemnik lahko zakonsko skladno arhiviranje uredita z arhiviranjem pri registriranem ponudniku storitve e-hrambe, ki ima potrjena notranja pravila pri Arhivu RS.
Podjetja lahko hitro, enostavno in brez večjih stroškov ter strokovnega znanja pričnejo e-arhivirati e-račune (e-fakture), ki jih prejemajo ali pošiljajo prek svoje e-banke.
Če se podjetje odloči za storitev e-hrambe pri podjetju Mikrocop d.o.o., ki je registriran in akreditiran ponudnik storitev zajema in e-hrambe dokumentov ter z njim vzpostavi pogodbeni odnos, bo prejete in poslane e-račune lahko brez dodatnih aktivnosti prek e-banke posredoval v zakonsko skladno e-hrambo dokumentov. Podjetje za sklenitev pogodbenega odnosa z Mikrocopom kontaktira naslov info-si@mikrocop.com ali pokliče na telefonsko številko 01 587 42 80, kjer pridobi vse potrebne informacije.
O sklenitvi pogodbenega odnosa in odločitvi posredovanja e-računov v ta arhiv se podjetje dogovori tudi s svojo banko.


• Nič več ročnega vnosa v sistem
Prejemnikom podatkov o e-računih ni potrebno ročno pretipkavati v svoj informacijski sistem, kar pomeni prihranek časa in minimalno možnost napak. Večina prejemnikov s sodobnim informacijskim sistemom (SAP, Navision, Pantheon ipd.) ima tega namreč že povezanega z elektronsko banko, zato je vzpostavitev izvoza podatkov iz e-banke v informacijski sistem enostavna.


• Priprava plačilnega naloga z enim klikom
Račun je predhodnik plačila in mora vsebovati vse podatke za pripravo plačilnega naloga. Zato lahko prejemnik z enim klikom pripravi plačilni nalog kar iz samega e-računa. S tem se izogne zamudnemu in nezanesljivemu ročnemu vnosu podatkov v plačilni nalog, kakršen je denimo sklic. To velja tako za poslovne uporabnike kot tudi posameznike, ki bodo račune za (mesečne) obveznosti prejemali v svojo e-banko.


• Enostavno usklajevanje (zapiranje) izdanih računov s plačili
Ker prejemnik pripravi plačilni nalog kar iz podatkov, ki jih dobi od izdajatelja v e-računu, so ti podatki v plačilnem nalogu natanko taki, kot jih je zapisal izdajatelj računa. Izdajatelj računa zato ob prilivu prejme tudi pravilne povratne podatke (sklic) o plačilu in lahko zato enostavno uskladi plačilo z izdanim računom.



Oceni članek
Powered by PROGMBH