• kenburns1

Hal E-Invoices

E-računi prek vaše e-banke

Halcomova rešitev Hal E-Invoices za distribucijo e-računov uporablja varne in zanesljive e-bančne poti. Za vzpostavitev izmenjave e-računov zato ni potrebno vlagati v drage in nestandardne rešitve, saj elektronska banka že ponuja enostavno izdajanje, prejemanje in arhiviranje e-računov. Nadgradnja elektronske banke z možnostjo izmenjave e-računov prinaša prednosti za vse udeležence izmenjave e-računov.

Seznam izdajateljev E-računov (Bankart)Več...

Pri izmenjavi e-računov sodelujejo izdajatelji, prejemniki in banke. Kadar je prejemnik fizična oseba, e-račun poravna z enostavnim klikom in se tako izogne pretipkavanju vsebine e-računa v plačilni nalog, kadar pa je prejemnik pravna oseba, ga lahko pred plačilom uvozi v svoj informacijski sistem (ERP) in poskrbi za likvidacijo. Izdajatelju omogočajo e-računi optimizacijo stroškov, delovnih procesov in enostavnejše zapiranje izdanih računov. Banke kot tretje udeleženke z vpeljavo e-računov svojim komitentom omogočajo širšo paleto storitev in tako povečajo obseg poslovanja ter zadovoljstvo komitentov.

Uporaba obstoječe programske opreme in infrastrukture

E-banka je kot standardna in zanesljiva povezava med bankami in podjetji tudi odlična infrastruktura za pošiljanje in prejemanje e-računov. Z uporabo obstoječe tehnologije, se podjetja izognejo visokim stroškom investicije v novo infrastrukturo in učenja zaposlenih, saj ti programsko opremo že poznajo in jo dnevno uporabljajo. Sistem omogoča pošiljanje e-računov, ne glede na to pri kateri banki imajo izdajatelji in prejemniki odprt bančni račun in ne glede na standard e-računov.

Nič več ročnega vnosa v sistem

Prejemnikom podatkov o e-računih ni potrebno ročno pretipkavati v svoj informacijski sistem, kar pomeni prihranek časa in minimalno možnost napak. Večina prejemnikov s sodobnim informacijskim sistemom (SAP, Navision, Pantheon ipd.) ima tega namreč že povezanega z elektronsko banko, zato je vzpostavitev izvoza podatkov iz e-banke v informacijski sistem enostavna.

Priprava plačilnega naloga z enim klikom

Račun je predhodnik plačila in mora vsebovati vse podatke za pripravo plačilnega naloga. Zato lahko prejemnik z enim klikom pripravi plačilni nalog kar iz samega e-računa. S tem se izogne zamudnemu in nezanesljivemu ročnemu vnosu podatkov v plačilni nalog, kakršen je denimo sklic. To velja tako za poslovne uporabnike kot tudi posameznike, ki bodo račune za (mesečne) obveznosti prejemali v svojo e-banko.

Enostavno usklajevanje (zapiranje) izdanih računov s plačili

Ker prejemnik pripravi plačilni nalog kar iz podatkov, ki jih dobi od izdajatelja v e-računu, so ti podatki v plačilnem nalogu natanko taki, kot jih je zapisal izdajatelj računa. Izdajatelj računa zato ob prilivu prejme tudi pravilne povratne podatke (sklic) o plačilu in lahko zato enostavno uskladi plačilo z izdanim računom.

Enostavna vzpostavitev varnega dolgoročnega hranjenja e-računov

Tako kot to velja za običajne račune, morajo biti po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) tudi e-računi ustrezno hranjeni v arhivu. Tako izdajatelj kot tudi prejemnik lahko zakonsko skladno arhiviranje uredita z arhiviranjem pri registriranem ponudniku storitve e-hrambe, ki ima potrjena notranja pravila pri Arhivu RS.

Podjetja lahko hitro, enostavno in brez večjih stroškov ter strokovnega znanja pričnejo e-arhivirati e-račune (e-fakture), ki jih prejemajo ali pošiljajo prek svoje e-banke.

Če se podjetje odloči za storitev e-hrambe pri podjetju Mikrocop d.o.o., ki je registriran in akreditiran ponudnik storitev zajema in e-hrambe dokumentov ter z njim vzpostavi pogodbeni odnos, bo prejete in poslane e-račune lahko brez dodatnih aktivnosti prek e-banke posredoval v zakonsko skladno e-hrambo dokumentov. Podjetje za sklenitev pogodbenega odnosa z Mikrocopom kontaktira naslov info-si@mikrocop.com ali pokliče na telefonsko številko 01 587 42 80, kjer pridobi vse potrebne informacije.

O sklenitvi pogodbenega odnosa in odločitvi posredovanja e-računov v ta arhiv se podjetje dogovori tudi s svojo banko.

E-računi v slovenskih bankahVeč...

Stroka o e-računih

Na vprašanja o e-računih so nam odgovarjali strokovnjaki:

  • Matic Grobelšek, Halcom
  • Mira Šetina, Adria Mobil
  • Polona Muhič, Gospodarska zbornica Dolenjske in Bele krajine
  • Tadej Drmaž, Mikrocop
  • Ivan Janc, Abanka Vipa
  • Žiga Gregorič, Soft
Izdajatelj e-računov

Elektro podjetja

Izziv: »… postaviti čim učinkovitejši sistem izdaje e-računov, ki bi poenostavil in pocenil postopke distribucije. »

Prednosti in rezultati vpeljave e-računov:

  • Nižji stroški izdaje e-računov
  • Uporaba obstoječe e-bančne infrastrukture (nižji stroški vzdrževanja)
  • Integriran digitalni podpis
  • Pravilni podatki in enostavnejše zapiranje izdanih računov
  • Enostavna vzpostavitev elektronskega arhiva
Prejemnik e-računov

Adria Mobil d.o.o.

Izziv: »…30.000 računov na letni ravni pomeni več kot 270.000 različnih postavk, ki jih je treba ročno vnesti v naš informacijski sistem. »

Prednosti in rezultati vpeljave e-računov:

  • Več kot 50 % vseh prejetih računov je e-računov
  • Poraba časa za vnos podatkov je bistveno manjša
  • Manj napak
  • Enostavnejše pregledovanje računov v zalednem sistemu
  • Hitrejši postopek potrjevanja računov
 
I. KAKO DELUJE IZMENJAVA E-RAČUNOV

E-računi se iz izdajateljevega informacijskega sistema (ERP) po kanalih elektronske banke prenesejo v elektronsko banko prejemnika (kupca). Prejemnik – bodisi pravna bodisi fizična oseba – dobi e-račun v svojo elektronsko banko in lahko nato le z enim klikom prenese podatke z e-računa v plačilni nalog, s katerim račun poravna.

Izdajatelj v svojem informacijskem sistemu (ERP) pripravi račun v elektronski obliki in ga uvozi v svojo elektronsko banko. Iz elektronske banke ga nato tako kot plačilne naloge, po poteh elektronske banke, pošlje svoji banki.

Banka izdajatelja prejme e-račun in ga nato na osnovi transakcijskega računa prejemnika in BIC kode banke, ki služita kot njegov naslov, po poteh elektronske banke pošlje na ustrezno banko prejemnika. Tako ni nujno, da imata izdajatelj in prejemnik transakcijske račune odprte pri isti banki. Banka lahko na osnovi poslovnega dogovora z izdajateljem in arhivarjem izdane e-račune posreduje tudi v elektronski arhiv.

Banka prejemnika prejme e-račun in ga nato na osnovi transakcijskega računa prejemnika in BIC kode banke pošlje v e-banko prejemnika. Tudi prejemnik lahko z arhivarjem sklene poslovni dogovor o elektronskem arhiviranju prejetih e-računov. Tako banka hkrati s pošiljanjem e-računa prejemniku, račun posreduje tudi v e-arhiv.

Prejemnik prejme e-račun v svojo e-banko. V primeru, da so prejemniki pravne osebe, lahko prejete e-račune izvozijo v svoj informacijski sistem (ERP) v nadaljnjo računovodsko obdelavo. Sicer pa lahko prejemniki v e-banki na osnovi prejetega e-računa z enim klikom kreirajo pripadajoč plačilni nalog. Plačilni nalog se nato po isti poti vrne do izdajatelja e-računa, ki skupaj s prilivom dobi tudi pravilne pripadajoče podatke o plačilu (sklic).

Halcom bankam za storitev Hal E-Invoices nudi celovito tehnično podlago za izmenjavo e-računov po poteh elektronskega bančništva, ki je skladna s trenutno veljavnimi zakonskimi zahtevami. Izdajateljem in prejemnikom nudi tudi tehnično pomoč.

II. KAJ POTREBUJEM ZA IZMENJAVO E-RAČUNOV

Uporabniki elektronske banke Hal E-Bank s kvalificiranim digitalnim potrdilom potrebujete za izmenjavo e-računov le še dogovor z banko.

1. Odprt transakcijski račun pri eni izmed bank, ki omogoča izmenjavo e-računov po e-bančnih poteh
Banka za izmenjavo e-računov potrebuje transakcijsko številko računa izdajatelja/prejemnika in BIC kodo banke prejemnika/izdajatelja. Ali vaša banka omogoča izmenjavo računov po e-bančnih poteh se lahko pozanimate pri banki, s katero bi želeli sodelovati. Banke, ki uporabljajo Hal E-Bank in ponujajo storitev izmenjave e-računov, so:

  • Abanka Vipa d.d.,
  • Banka Sparkasse d.d.,
  • Factor banka d.d.
  • Hypo Alpe-Adria-Bank d.d.,
  • Nova Ljubljanska banka d.d.,
  • Poštna banka Slovenije d.d.,
  • Raiffeisen Banka d.d.,
  • Sberbank banka d.d.,
  • SKB banka d.d.,
  • UniCredit Banka Slovenija d.d
  •  

2. Elektronsko banko in pametno kartico s kvalificiranim digitalnim potrdilom
Za potrebe izmenjave e-računov izdajatelj/prejemnik potrebuje elektronsko banko Hal E-Bank, in sicer vsaj verzijo 16.1.3 ali višjo. Če ste že uporabnik Halcomovih rešitev, lahko najnovejšo verzijo dobite v svoji banki ali pa se obrnete na Halcomov oddelek za pomoč uporabnikom (helpdesk@halcom.si, 01/200 33 69 ), kjer boste dobili informacije o najnovejši verziji, ki je na voljo za vašo banko. Priročnik za e-račune je dostopen na spletni strani http://www.halcom.si/ebanka/pomoc. Če uporabljate katero izmed drugih elektronskih bank, ki ni Halcomova rešitev, se o možnostih posredovanja e-računov pozanimajte pri vaši banki.

3. Dogovor z banko
Izdajatelj/Prejemnik pri banki ponudnici storitve izmenjave e-računov izpolni ustrezno naročilo, se dogovori o poslovnih pogojih in se seznani s splošnimi pogoji za uporabo storitev. Več o pravni ureditvi e-računov v Sloveniji lahko preberete na spletnih straneh podjetja Replika, računovodski servis.

4. Dogovor o prejemanju e-računov
V skladu s 84. členom ZDDV mora prejemnik soglašati, da želi prejemati račune v elektronski obliki. Izdajatelj zato od prejemnika pridobi soglasje oziroma prijavo na prejemanje računov v elektronski obliki. Na prejemanje e-računov se je namreč mogoče prijaviti tudi v rešitvi Hal E-Invoices. Izdajatelj lahko ponudi tudi svojo rešitev za prijavo na račune v elektronski obliki, v ta namen pripravi ustrezen obrazec, spletni portal ali pa ponudi katero drugo rešitev, s katero omogoči potencialnemu prejemniku pošiljanje prijave.

Poleg zgoraj naštetega mora izdajatelj pripraviti račun v ustrezni elektronski obliki
Izdajatelj podatke o svojih računih pripravi v ustrezni elektronski obliki. Kako in v katerih oblikah lahko pripravite e-račun, je predstavljeno v Tehnični dokumentaciji.

III. TEHNIČNA DOKUMENTACIJA

Podjetjem, ki želijo izdajati ali prejemati e-račune je na voljo tehnična dokumentacija.

IV. POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORI

Dodatne informacije o rešitvi Hal E-Invoices lahko najdete tudi med o pogostimi vprašanji in odgovori.

Powered by PROGMBH